Datenschutzerklärung

für die Anwendung Hako Connect (iOS und Android)

Stand: 24. Juni 2026

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der App Hako Connect. Die App dient gewerblichen Betreibern und dem Servicepersonal von Hako-Reinigungsmaschinen (z. B. der Modelle B35/B50) dazu, Maschinendaten per Bluetooth (BLE) auszulesen, anzuzeigen und mit dem Hako Fleet Management zu verbinden. Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

1. Verantwortlicher

Hako GmbH
Hamburger Straße 209–239
23843 Bad Oldesloe, Deutschland

Telefon: +49 4531 806-0
Telefax: +49 4531 806-338
E-Mail: info@hako.com
Web: www.hako.com

Vertreten durch die Geschäftsführer: Joachim Blache, Axel Jensen, Frank Ulbricht
Registergericht: Amtsgericht Lübeck, HRB 1314 OD · USt-IdNr.: DE 812558589

2. Datenschutzbeauftragte

Astrid Bartel
Boschstraße 5
24118 Kiel, Deutschland
E-Mail: abartel@vater-gruppe.de

3. Gegenstand und Geltungsbereich

Diese Erklärung gilt für die App Hako Connect. Sie ist in mehreren Sprachen verfügbar (u. a. Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Niederländisch). Ein wesentliches Merkmal der App ist, dass im Mittelpunkt die Daten und der Standort der Reinigungsmaschine stehen – nicht das Smartphone oder die Person des Nutzers. Über das Smartphone selbst werden keine darüber hinausgehenden personenbezogenen Daten erhoben (siehe jedoch Abschnitt 4.4 zu Diagnosedaten sowie Abschnitt 4.5 zu Daten, die Sie im Rahmen einer Serviceanfrage selbst bereitstellen).

4. Welche Daten wir verarbeiten

4.1 Kontodaten (optional)

Sie können sich optional mit Ihrem Kundenkonto des Hako Fleet Management Portals anmelden. Dieses Konto wird über Ihren Verkaufsberater eingerichtet. Im Zusammenhang mit der Anmeldung verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, Firma und Kundennummer. Die Anmeldung ist freiwillig und nur erforderlich, um kontobezogene Funktionen (z. B. die Verbindung zum Fleet Management) zu nutzen.

4.2 Maschinendaten (via Bluetooth/BLE)

Bei aktiver Bluetooth-Verbindung zur Maschine liest die App folgende Maschinendaten aus: Seriennummer, Betriebs- und Arbeitsstunden, Akkuladung, Wasserstand und Fehlercodes. Diese Daten werden über eine API an einen von Hako selbst betriebenen Server (On-Premise, Standort Bad Oldesloe, Deutschland) übertragen. Sie können anschließend dem Besitzer der Maschine im Hako Fleet Management oder auf einem weiteren Smartphone des Besitzers angezeigt werden. Erfasste Maschinendaten lassen sich auf diese Weise zwischen verschiedenen Anwendern synchronisieren, sofern die Besitzprüfung für die jeweilige Maschine erfolgreich war.

4.3 Standortdaten (nur mit Einwilligung)

Sofern Sie der App die entsprechende Berechtigung erteilen, wird sporadisch ein genauer (präziser) Standort erfasst – und zwar ausschließlich bei aktiver Nutzung und im Zusammenhang mit dem Auslesen von Maschinendaten. Ziel ist die Lokalisierung der Maschine, nicht des Smartphones; die räumliche Nähe zur Maschine wird über die aktive BLE-Verbindung sichergestellt. Standortdaten werden ausschließlich gemeinsam mit der Seriennummer der Maschine über die API an den Hako-Server übermittelt; dabei werden keine Informationen über den Nutzer übertragen. Sie können stattdessen auch nur einen ungefähren Standort freigeben; die App bleibt dann grundsätzlich nutzbar. Sie können die Standortfreigabe jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts widerrufen.

4.4 Diagnose- und Absturzdaten (Firebase Crashlytics)

Zur Erkennung und Behebung von Fehlern und zur Stabilität der App setzen wir Firebase Crashlytics ein, einen Dienst der Google Ireland Limited bzw. Google LLC. Bei einem Absturz oder Fehler können dabei technische Diagnosedaten verarbeitet werden, z. B. Geräte- und Betriebssystem-Informationen, App-Version, Zeitpunkt des Fehlers, anonyme Installations-Kennungen sowie Diagnoseprotokolle. Diese Daten dienen ausschließlich der Fehleranalyse und werden nicht zu Werbezwecken verwendet.

4.5 Serviceanfragen und Ferndiagnose (in der App)

Sie können über die App eine Serviceanfrage stellen. Dabei verarbeiten wir:

die von Ihnen gemachten Angaben, insbesondere die Beschreibung Ihres Anliegens;
die Seriennummer der betreffenden Maschine;
Ihre Kontaktdaten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Firma, ggf. Telefonnummer);
optional von Ihnen beigefügte Anhänge wie Bilder der Maschine mit Problembeschreibungen;
die aus der Maschine ausgelesene Servicecodeliste (Fehler-/Servicecodes).

5. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Verarbeitung	Zweck	Rechtsgrundlage
Kontodaten	Anmeldung, Verknüpfung mit dem Fleet Management, Bereitstellung kontobezogener Funktionen	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen)
Maschinendaten (BLE), Übertragung & Synchronisation	Auslesen, Anzeige, Verwaltung und Synchronisation von Maschinendaten im Rahmen der Bereitstellung der App und des Fleet Management	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Funktion und Maschinenverwaltung)
Standortdaten	Lokalisierung der Maschine (Tracking) gemeinsam mit der Seriennummer	Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung)
Diagnose-/Absturzdaten (Crashlytics)	Fehlererkennung, Stabilität und Verbesserung der App	Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer fehlerfreien App)
Serviceanfragen und Ferndiagnose	Bearbeitung Ihrer Anfrage, Support und Ferndiagnose	Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Support)

Soweit die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät bzw. der Zugriff auf bereits gespeicherte Informationen erfolgt und hierfür eine Einwilligung erforderlich ist, stützen wir diese auf § 25 Abs. 1 TDDDG. Wo eine Speicherung oder ein Zugriff zur Bereitstellung der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Funktion unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Die Maschinen- und Kontodaten werden auf einem von Hako selbst betriebenen Server in Bad Oldesloe, Deutschland, verarbeitet. Eine Weitergabe an sonstige Dritte zu eigenen Zwecken findet nicht statt.

Stellen Sie eine Serviceanfrage, werden die hierfür erforderlichen Daten an die zuständige Service- bzw. Supportstelle von Hako bzw. an den für Ihre Maschine zuständigen Hako-Servicepartner oder Vertragshändler weitergeleitet, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.

Für die Diagnose-/Absturzanalyse setzen wir Firebase Crashlytics ein. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (für Verarbeitungen in den USA: Google LLC). Google wird insoweit als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO tätig.

7. Übermittlung in Drittländer

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt. Eine Ausnahme kann sich im Rahmen des Einsatzes von Firebase Crashlytics ergeben, da hierbei eine Verarbeitung durch Google auch in den USA erfolgen kann. Für diese Übermittlung bestehen geeignete Garantien: Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend werden die von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) zugrunde gelegt.

8. Speicherdauer

Maschinen- und Kontodaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertrags- bzw. Besitzverhältnisses der jeweiligen Maschine zum Kunden gespeichert und anschließend gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Diagnose- und Absturzdaten aus Crashlytics werden nur für den zur Fehleranalyse erforderlichen Zeitraum gespeichert und danach gelöscht bzw. anonymisiert.

9. App-Berechtigungen

Die App fragt folgende Geräteberechtigungen ab, jeweils zur Bereitstellung der beschriebenen Funktionen:

Bluetooth / Geräte in der Nähe: zum Aufbau der Verbindung mit der Reinigungsmaschine und zum Auslesen der Maschinendaten.
Standort: zur Lokalisierung der Maschine im Zusammenhang mit dem Auslesen der Maschinendaten (nur mit Ihrer Einwilligung).
Kamera / Fotos: nur, wenn Sie einer Serviceanfrage optional Bilder beifügen möchten.

Sie können erteilte Berechtigungen jederzeit in den Einstellungen Ihres Geräts ändern oder widerrufen.

10. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen:

Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO)
Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an die oben genannte Datenschutzbeauftragte oder an hfm@hako.com. Eine Löschung Ihrer Daten bzw. Ihres Kontos können Sie ebenfalls über diese Wege beantragen.

11. Widerruf Ihrer Einwilligung

Ihre Einwilligung ist selbstverständlich freiwillig. Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung in die Speicherung von und/oder den Zugriff auf Informationen jederzeit – auch ohne Angabe von Gründen – zu widerrufen. Senden Sie hierzu eine formlose Nachricht mit dem Stichwort „GDPR + TDDDG“ an hfm@hako.com. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

12. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die jeweils erforderlichen Daten (z. B. eine aktive Bluetooth-Verbindung) können die betreffenden Funktionen der App jedoch nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

14. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Die Übertragung der Daten erfolgt verschlüsselt nach dem Stand der Technik.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt jeweils die hier veröffentlichte aktuelle Fassung.

16. Aufsichtsbehörde

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel, Deutschland

Privacy Policy

for the Hako Connect application (iOS and Android)

Last updated: 24 June 2026

With this Privacy Policy we inform you about the processing of personal data when using the Hako Connect app. The app enables commercial operators and service staff of Hako cleaning machines (e.g. the B35/B50 models) to read out machine data via Bluetooth (BLE), display it and connect it with Hako Fleet Management. Processing is carried out in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR), the German Federal Data Protection Act (BDSG) and the German Telecommunications and Digital Services Data Protection Act (TDDDG).

1. Controller

Hako GmbH
Hamburger Straße 209–239
23843 Bad Oldesloe, Germany

Phone: +49 4531 806-0
Fax: +49 4531 806-338
E-mail: info@hako.com
Web: www.hako.com

Represented by the Managing Directors: Joachim Blache, Axel Jensen, Frank Ulbricht
Commercial register: Lübeck Local Court, HRB 1314 OD · VAT ID: DE 812558589

2. Data Protection Officer

Astrid Bartel
Boschstraße 5
24118 Kiel, Germany
E-mail: abartel@vater-gruppe.de

3. Subject matter and scope

This policy applies to the Hako Connect app. The app is available in several languages (including German, English, French, Spanish and Dutch). A key characteristic of the app is that it focuses on the data and location of the cleaning machine – not on the smartphone or the identity of the user. No additional personal data is collected about the smartphone itself (see, however, Section 4.4 on diagnostic data and Section 4.5 on data you provide yourself as part of a service request).

4. What data we process

4.1 Account data (optional)

You can optionally sign in with your customer account for the Hako Fleet Management portal. This account is set up via your sales advisor. In connection with sign-in we process: name, e-mail address, company and customer number. Signing in is voluntary and only required to use account-related features (e.g. the connection to Fleet Management).

4.2 Machine data (via Bluetooth/BLE)

When there is an active Bluetooth connection to the machine, the app reads the following machine data: serial number, operating and working hours, battery charge, water level and error codes. This data is transmitted via an API to a server operated by Hako itself (on-premise, located in Bad Oldesloe, Germany). It can then be displayed to the machine owner in Hako Fleet Management or on another smartphone belonging to the owner. Recorded machine data can be synchronised between different users in this way, provided that ownership verification for the respective machine has been successful.

4.3 Location data (only with your consent)

If you grant the app the relevant permission, a precise location is recorded sporadically – exclusively during active use and in connection with reading out machine data. The purpose is to locate the machine, not the smartphone; proximity to the machine is ensured by the active BLE connection. Location data is transmitted to the Hako server via the API only together with the machine's serial number; no information about the user is transmitted. You may alternatively grant only an approximate location; the app then generally remains usable. You can revoke the location permission at any time in your device settings.

4.4 Diagnostic and crash data (Firebase Crashlytics)

To detect and resolve errors and to ensure the stability of the app, we use Firebase Crashlytics, a service provided by Google Ireland Limited / Google LLC. In the event of a crash or error, technical diagnostic data may be processed, e.g. device and operating system information, app version, time of the error, anonymous installation identifiers and diagnostic logs. This data is used solely for error analysis and is not used for advertising purposes.

4.5 Service requests and remote diagnostics (in-app)

You can submit a service request through the app. In doing so, we process:

the information you provide, in particular the description of your request;
the serial number of the relevant machine;
your contact details (e.g. name, e-mail address, company and, where applicable, telephone number);
optional attachments you add, such as images of the machine together with problem descriptions;
the service code list read from the machine (error/service codes).

If you are signed in, the contact details may be pre-filled from your account. To handle your request and for remote diagnostics, the current machine and status data of the connected machine may also be used. We use this data solely to process your request and to provide you with support. Please do not include in attachments any personal data that is not necessary for processing; image files may also contain metadata (e.g. location information).

5. Purposes and legal bases

Processing	Purpose	Legal basis
Account data	Sign-in, linking to Fleet Management, provision of account-related features	Art. 6(1)(b) GDPR (contract or pre-contractual measures)
Machine data (BLE), transmission & synchronisation	Reading, displaying, managing and synchronising machine data as part of providing the app and Fleet Management	Art. 6(1)(b) GDPR and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in functionality and machine management)
Location data	Locating the machine (tracking) together with the serial number	Art. 6(1)(a) GDPR and Sec. 25(1) TDDDG (consent)
Diagnostic/crash data (Crashlytics)	Error detection, stability and improvement of the app	Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in an error-free app)
Service requests and remote diagnostics	Handling your request, support and remote diagnostics	Art. 6(1)(b) GDPR (contract) and Art. 6(1)(f) GDPR (legitimate interest in efficient support)

Where information is stored on your terminal equipment or where access is made to information already stored on it and consent is required for this, we base such storage or access on Sec. 25(1) TDDDG. Where storage or access is strictly necessary to provide a service that you have explicitly requested, this is carried out on the basis of Sec. 25(2) no. 2 TDDDG.

6. Recipients and processors

Machine and account data is processed on a server operated by Hako itself in Bad Oldesloe, Germany. No transfer to other third parties for their own purposes takes place.

If you submit a service request, the data required for this is forwarded to the responsible Hako service or support unit, or to the Hako service partner or authorised dealer responsible for your machine, to the extent necessary to handle your request.

For diagnostic/crash analysis we use Firebase Crashlytics. The provider is Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland (for processing in the USA: Google LLC). To this extent, Google acts as a processor on the basis of a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR.

7. Transfers to third countries

As a rule, no personal data is transferred to countries outside the EU/EEA. An exception may arise in the context of using Firebase Crashlytics, as processing by Google may also take place in the USA. Appropriate safeguards are in place for this transfer: Google LLC is certified under the EU-U.S. Data Privacy Framework; in addition, the Standard Contractual Clauses adopted by the European Commission (Art. 46(2)(c) GDPR) are applied.

8. Retention period

Machine and account data is generally stored for the duration of the contractual or ownership relationship of the respective machine with the customer and is subsequently deleted, unless statutory retention obligations prevent this. Diagnostic and crash data from Crashlytics is stored only for the period necessary for error analysis and is then deleted or anonymised.

9. App permissions

The app requests the following device permissions, in each case to provide the functions described:

Bluetooth / nearby devices: to establish the connection with the cleaning machine and to read out machine data.
Location: to locate the machine in connection with reading out machine data (only with your consent).
Camera / photos: only if you choose to add images to a service request.

You can change or revoke permissions granted at any time in your device settings.

10. Your rights

Under the GDPR you have the following rights, provided the legal requirements are met:

Right of access to the data processed (Art. 15 GDPR)
Right to rectification of inaccurate data (Art. 16 GDPR)
Right to erasure (Art. 17 GDPR)
Right to restriction of processing (Art. 18 GDPR)
Right to data portability (Art. 20 GDPR)
Right to object to processing based on a legitimate interest (Art. 21 GDPR)
Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR)

To exercise your rights, please contact the Data Protection Officer named above or hfm@hako.com. You can also request the deletion of your data or your account via these channels.

11. Withdrawal of your consent

Your consent is of course voluntary. You have the right to withdraw your consent to the storage of and/or access to information at any time, even without stating reasons. To do so, send an informal message with the keyword “GDPR + TDDDG” to hfm@hako.com. The lawfulness of processing carried out up to the point of withdrawal remains unaffected.

12. Whether provision is required

The provision of data is neither legally nor contractually required. However, without the data required in each case (e.g. an active Bluetooth connection), the relevant functions of the app cannot be used, or can be used only to a limited extent.

13. No automated decision-making

No automated decision-making, including profiling within the meaning of Art. 22 GDPR, takes place.

14. Data security

We take appropriate technical and organisational measures to protect your data against unauthorised access, loss or misuse. Data is transmitted in encrypted form in accordance with the state of the art.

15. Changes to this Privacy Policy

We will update this Privacy Policy if the data processing or the legal framework changes. The current version published here applies in each case.

16. Supervisory authority

Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD)
Holstenstraße 98
24103 Kiel, Germany